Dette er et spørsmål som ofte ikke er besvart når vi starter i en jobb eller når vi starter en bedrift. Hvis du skal være coach eller du har denne rollen for dine ansatte, anbefaler vi å finne tydelige svar på dette spørsmål.

Hva er ditt kritiske fokusområde som du skal bidra med hver dag? Er du innkjøper – er for eksempel ditt kritiske fokusområde å skrive kontrakter. Dette er oppgaven til en innkjøper . Gode priser på disse kontraktene er også kritisk for å lykkes i en jobb. Det som skjer utover dette arbeidet er ikke direkte knyttet til ditt kritiske fokusområde.

Vi opplever ofte at dagen starter og du ser plutselig at det er på tide å komme deg hjem. Dagen er blitt fylt med en rekke aktiviteter som må ekspedere og branner som må slokkes. De aller fleste opplever dette problemet. Hva er det som skjer? Vi er blitt overmannen av aktiviteter som dukker opp og dette er et meget vanlig problem.

Hvordan løser de mest produktive mennesker denne utfordringen?

Det er her begrepet kritisk fokustid kommer inn. Et eksempel er Steven King som har sin ritual. Han tar på seg en hatt, setter på musikk som han liker og skriver 1500 ord hver dag. Alle andre aktiviteter defineres som oppgaver utenom hans kritiske fokusområde.  Fellestrekket vi finner er at disse produktive menneskene legger inn produksjon innenfor sitt kritiske fokusområde hver dag, slik at dette blir en vane.

Mitt tips er å legge denne kritiske fokustiden til første oppgave du gjør etter at du har sjekket e-posten og skrevet actionlisten din. Sett av fra 25 til 90 minutters økt der du produserer innen ditt kritiske fokusområde.
For å arbeide inn denne vanen er det anbefalt å starte med 10 minutter hver dag og øke dette etter hvert. Det vil være dager du finner at du produserer mye mer enn den tiden du har satt av. Dette er ikke de problematiske dagene. Problemet er de dagene der du ikke får produsert innenfor vårt fokusområde.

Organiserer vi dagen på denne måten er vi garantert å produserer hva som er viktigst for deg, hver dag. I tillegg vil du følge en økt selvtillitt og tilfredsstillelse med din jobb. Årsaken til dette er at du øker ditt bidra til dine kollegaer og medmennesker.

Mvh

Coach Ogi

Hva er hensikten med timemanagment?

Det kan i enkelte tilfeller se ut som om det enkleste er å ta ting som de kommer. Hvorfor skal vi benytte kalendere, jobbe inn vaner som gjør oss mer effektiv? Er det ikke greit å bare gjøre det man får gjort?

Det er flere av oss som møter en eller annet form for motstand når vi ønsker å bli mer effektiv. Den indre dialogen blir meget aktiv. Vi spør oss selv kanskje hvorfor skal vi forandre det som allerede fungerer? Jeg vil ikke gjøre mer enn jeg gjør i dag? Jeg har ikke ambisjoner om å bli sjef? Jeg liker stress og kaos eller jeg er ikke en effektiv person, jeg er mr kaos. Denne type motstand må vi jobbe oss gjennom.

Det vi ser når vi hjelper mennesker med å endre sine arbeidsvaner, er at de ikke vil gå tilbake til sine gamle. Hvorfor er det slik? La oss si at du daglig har 30 e-poster og du tidligere har benyttet 3 timer på å gå gjennom 15 av disse. Mer var det ikke tid til. Vi endrer arbeidsvanene til Best Practise og du finner deg selv ferdig med dine 30 e-poster i løpet av 2 timer? Et av svarene er: med rett arbeidsmetodikk frigjør du tid og energi til ditt kjerneområde.

Den umiddelbare effekten vi får tilbakemelding om, er at denne ene vanen reduserer stress og arbeidsrelatert frustrasjon betydelig. Det er ofte en prosentandel av din stilling som går til en eller flere typer rutinemessig arbeid. Løser du disse oppgaven på en rask og energieffektiv måte, vil du frigjøre tid til de oppgaver som virkelig treffer ditt interessefelt.

Når vi snakker om å forbedre oss så snakker vi om ut-vikling. Hva er det vi skal vikle oss ut av. Ofte starter vi med å vikle oss ut av gamle arbeidsvaner som vi bytter ut med mer produktive vaner. Hvis målet er å bli en bedre ansatt vil en vane der man alltid kommer 5 minutter forsent, byttet ut med en ny vane der man er presis, være et lite steg i rett retning. Vi har ut-viklet oss.

Når vi ser på utvikling i fugleperspektiv ser vi 3 nivåer.

Det første nivået av forbedringer er endring av arbeidsrutiner og arbeidsvaner.

Det andre nivået er endring av arbeidsprinsipper. Et eksempel er når vi bytter ut prinsippet – gjør mest mulig senere, med prinsippet – gjør det nå.

Det tredje nivået er endringer i realitetsoppfatninger. Med realitetsoppfatninger inkluderer vi hvordan du ser på deg selv, andre mennesker og verden rundt oss.

Når meget suksessrike mennesker diskuterer vaner og utvikling snakker de om de 100 små vanene som de har jobbet inn og ikke en eller to store vaner.

Jobber du med en vane som du vil gjøre til den del av deg? Når du skal bytte ut en vane kjenner du kanskje at vaner dine er nærere og kjærere, enn de tidligere var klar over. Her ligger ofte utfordringen som vi opplever med personlig utvikling og etablering av nye vaner.

Mvh

Coach Ogi ]]> http://coachogiblog.com/mer-energi-med-timemanagment/feed 0 http://coachogiblog.com/timemanagment-pa-2-minutter http://coachogiblog.com/timemanagment-pa-2-minutter#comments Wed, 20 Oct 2010 08:49:13 +0000 admin http://coachogiblog.com/?p=350 Som flere av dere sikkert har lagt merker til produseres det en strøm av oppgaver i løpet av en arbeidsdag. Dette enkle faktum kan vi ikke gjøre mye med. Hvordan kan vi benytte time managment for å forenkle hverdagen?

Det er ikke det som skjer med oss som er viktig, men hva vi gjør med det som skjer oss som er viktig.

Vi skal ikke gå inn på en filosofisk diskusjon her. Når vi ser på informasjonsmengden som treffer oss hver dag, er denne økende. Også ved en forfremmelse er tendensen at mengden øker som følge av en høyere stilling og mer ansvar. De arbeidsprisnippene som du har jobbet inn på tur opp til din nåværende stilling, vil kanskje ikke være tilstrekkelig for å ta unna de 30 ekstra e-postene du får per dag. I tillegg vil personalansvar og økte daglig aktiviteter generere flere handlingspunkter som skal effektueres.

Her er en fantastisk løsning som kan hjelpe deg et lang stykke på veg. I mitt studie av effektiv mennesker og bedrifter ser hva de suksessrike bedriftene som IBM, Microsoft og en rekke andre bedrifter jobber med effektivitet. De gir alle sine nyansatte opplæring i en rekke teknikker, verktøy og arbeidsprinsipper innen personlig effektivitet.

Et av arbeidsprinsippene de store bedriftene nå lærer er 2 minutters prinsippet. Jeg har testet dette prinsippet og det øker effektiviteten og  frigjør energi til dine viktige oppgaver. Og det skjer umiddelbart.

En av oppgavene vi alle har hver dag er å prosessere innboksene våre. Med innbokser tenker jeg på e-post, brevpost, handlingspunkter som du har skrevet ned i løpet av dagen (eller ikke skrevet ned), ideer og løsninger som dukker opp etter en god natts søvn, referater fra møter og oppgavelister fra e-postprogrammet ditt.

La oss si at du starter hver morgen med å jobbe gjennom e-posten din. Vi tenker oss et tilfelle der du har 30 nye e-poster i innboksen. Det første punktet du skal tenke på er å unngå e-postfesten. E-post fest er når du starter i innboksen, du tar kun å åpner de e-postene som er spennende, som du liker og som er viktig. Hvis du har hatt e-postfester hver dag ser sikkert innboksen din ut som fest-lokalet dagen der på. Du har et høyt antall e-poster i innboksen, mye ulest e-post i innboksen og du er ikke sikker på om det ligger noen viktige oppgaver gjemt og glemt der inne et sted. Ubevisst så forsvinner en del av din mentale energi på grunn av rot i innboksen.

Hvordan kan du få kontroll? Best practise er å prosessere e-posten din systematisk. Du starter på toppen og jobber deg nedover. Ha fokus på en e-post om gangen. Hvis det tar deg 2 minutter å gjennomføre handlingen knyttet til denne e-posten, så gjennomfør denne nå. Skal den slettes så gjør du det, skal den arkivere så gjør du dette. Vi gjentar, tar handlingen under 2 minutter å gjennomføre så gjør du dette med en gang. Du vil se at en rekke oppgaver flyr ut av innboksen din som fullførte oppgaver. Det føles fantastisk, det frigjør energi og du får økt kontroll.

Skal du prøve ut dette prinsippet er e-posten et fint sted å starte. Ønsker du å utvide bruken av dette prinsippet benyttes dette også når det plutselig dukker opp noen du skal ringe eller når du får gode ideer som skal gjennomføre. Tar oppgaven mindre en 2 minutter så gjennomfør det nå.

Det var 2 minuttersprinsippet – Lykke til.

Coach Ogi

Før jeg ble bevisst denne naturlige planleggingsprosessen startet jeg min planlegging på følgende måte. Vi formulerte en muntlig problemstilling. Dette kunne være å forbedre en arbeidsprosess. Neste steg var å begynne rett på hvilke tiltak vi ønsket å gjennomføre og vi skrev disse ned i den rekkefølgen de skulle gjennomføres.  Når dette var på plass så startet vi gjennomføringen.

En planleggingsprosess som gjennomføres som i mitt eksempel skaper en den ubevisste spørsmål. Hva fører dette til? Disse ubevisste spørsmålene ligger å trekker energi og reduserer din evne til å fokusere på gjennomføringen. Det ubevisste leter etter svar som er en del av den naturlig planleggingsprosessen som vår hjerne følger…hva gjør vi? Vi  følger vi den naturlige planleggingsprosessen når vi skal planlegge. Du kan tenke deg når du har ei planleggingsgruppe på 10 personer. Ubevisst sitter vi å kaster bort mye energi og evne til fokus.

Her er den naturlige planleggingsprosessen. Det er 5 faser som vår hjerne følger i en planleggingsprosess.

1. Definere hensikt og prinsipper
2. Se for deg det du ønsker å oppnå
3. Brainstorming
4. Ordne
5. Fastlegge neste tiltak

Definere hensikt og prinsipper

Vårt sinn starter med hovedspørsmålet som er hvorfor gjør vi dette? Hvorfor skal vi forbedre vår planleggingsprosess? Det neste spørsmålet som kommer opp er hvilke prinsipper ligger til grunn for denne gjennomføringen? En enklere beskrivelse er hvilken standard vi legger til grunn.

Se for deg det du ønsker å oppnå

Sinnet ser for seg eller skaper en forventning hvordan dette vil se ut, høres ut eller kjennes ut når produktet av planleggingsprosessen er ferdig. Hva er målet?

Brainstorming

Vår hjerne begynner med å produsere ideer og handlingspunkter for hvordan dette kan løses. En spennende observasjon er å se at vårt sinn ikke tenker lineært i en slik brainstormingsfase. Med lineært tenker jeg på at ideene som kommer ikke er plassert i en tidslinje. Det kan komme opp en ide som tilhører slutten av ditt prosjekt, etterfulgt av en ide som tilhører tidlig i prosjektgjennomføringen.

Ordne

Nå har vi en rekke stikkord, handlingspunkter og avgjørelse som ordnes. Sinnet setter nå resultatene fra brainstormingsfasen i en logisk rekkefølge ut fra kunnskap og erfaring.

Fastlegge neste tiltak

Til siste bestemmer hjerne eller sinnet seg for hva det neste tiltaket skal være.

Hva kan vi benytte denne kunnskapen til? Ved å være bevisst på denne prosessen og tilpasse vår planlegging, vil vi kunne oppnå mer med mindre.

Et av arbeidsprinsippene som har vært anbefalt av kapasiteter innen personlig effektivitet er å bli hensiktsdrevet (purpose driven). Dette vil si å alltid begynne din planlegging med en skriftlig hensikt. Vi arbeider inn en vane der vi har svaret på hvorfor gjør vi det vi gjør. Hvorfor skal vi ha dette møtet? Hvorfor inviterer du venner på middag?

Den andre umiddelbare tilpassningen vi kan gjøre er å følge denne prosessen i planleggingsarbeid med kollegaer. Skriv ned hva hensikt er med det din planlegging. Skriv ned målet og hvilken standard som skal ligge til grunn for det endelige resultatet. Når dette er gjort, gjennomfør et effektiv brainstormingsmøte.

Til sist setter dere opp neste steg for alle involverte og tar steg for steg mot måloppnåelse og suksess.

Lykke til!

Dette er en rask og effektiv metode for å få frem de beste ideene. Jeg har satt metodikken opp steg for steg slik at den er enkel og følge.

Før vi starter på Brainstormingen er det noen viktige forutsetninger vi må ha på plass.

1. En skriftlig problemstilling eller hensikt med hva vi ønsker å få ut av brainstormingen. Her er det også viktig å klargjøre hvilke prinsipper du legger til grunn for ditt prosjekt. Er viktig spørsmål for å få synliggjort dine prinsipper er. Vi kan gjøre dette på alle mulig måter bare vi ………… (du fyller inn resten). Da har du et av prisnippene du legger til grunn for prosjektet.

Hvis det er opp til deg hva problemstillingen skal være er det klokt å gjøre denne øvelsen før du møter gruppen som skal brainstorme.

Vi er nå klar for å sette i gang. Når du møter gruppen er dette stegene jeg har satt opp for gjennomføring av brainstormingsdelen.

Steg 1: Skrive ned problemstillingen. Alle har skrevet denne på toppen av arket sitt.

Steg 2: Sett klokken på nedtelling 3 minutter. Når du starter klokken setter du på litt instrumental musikk. Alle skriver ned sine ideer.

Steg 3: Nå skal alle ideene samles inn. Velg en skriver og står fremme og skriver opp ei liste over alle punktene som er kommet på papiret. Skriv litt inn på papirer, gi litt marg for den videre prosessen. Her er en flippover eller ei tavle gode verktøy.

I denne fasen skal vi kun få ideene ned på papir. Vi starter med en person som lister opp alle punktene som han/hun har kommet på.

Skriveren noterer ned de ideene som kommer opp på flippoveren. For å forenkle fremdriften kan medlemmene av gruppa krysse av ideene sine etter hvert som de blir brukt opp. Da vi det bli enkle å dele de ideene som kommer opp som ikke er nevnt.

Når alle har kommet med sine ideer har vi 1,2 eller 3 store fullskrevne ark med stikkord på.

Steg 4: Sett opp alle arkene med stikkord ved siden av hverandre. Tape disse på veggen, bruk ei tavle eller annet tilgjengelig utstyr.

Steg 5: Du gir nå alle deltagerne tre poengsummer som de kan jobbe med. En poengsum er 3 poeng som de gir den det punktet de prioriterer høyest. En poengsum er 2 poeng som de gir den nest viktigste og 1 poeng som de gir det tredje viktigste punktet.

Gjennom poenggivingen vil du se trender. Alle får komme med sin stemme og prioritet og dette skaper en viktig samhørighet og enighet og hvilke tiltak som bør iverksettes. Det siste punktet er viktig og forenkler gjennomføringen betydelig.

Det utføres mye på 15 – 20 minutter med denne arbeidsmetoden.

Steg 6: Velg en som krysser av for poengene. Gå rundt bordet og alle kommer med sine poenger. Sett en strek for hvert poeng og sett disse foran stikkordet.

Steg 7: Summer scorene per stikkord og skriv summen bak stikkordet/ideen.

Steg 8: Dere sitter nå igjen med ideer som vi kan arbeide videre med og diskutere.