Den naturlige planleggingsprosessen.

I løpet av en aktiv dag gjennomfører vi en rekke planleggingsprosesser. Denne planleggingen skjer ofte på et ubevisst plan. Hva vil dette si? Vår  sinn går gjennom en fast – steg for steg modell når det planlegger. Dette vil si at vi kan velge å følge denne naturlige planleggingsmodellene eller ikke. Hvilken løsning vi velger avgjør hvor mye energi vi må bruke på planleggingen for å oppnå et resultat.

Før jeg ble bevisst denne naturlige planleggingsprosessen startet jeg min planlegging på følgende måte. Vi formulerte en muntlig problemstilling. Dette kunne være å forbedre en arbeidsprosess. Neste steg var å begynne rett på hvilke tiltak vi ønsket å gjennomføre og vi skrev disse ned i den rekkefølgen de skulle gjennomføres.  Når dette var på plass så startet vi gjennomføringen.

En planleggingsprosess som gjennomføres som i mitt eksempel skaper en den ubevisste spørsmål. Hva fører dette til? Disse ubevisste spørsmålene ligger å trekker energi og reduserer din evne til å fokusere på gjennomføringen. Det ubevisste leter etter svar som er en del av den naturlig planleggingsprosessen som vår hjerne følger…hva gjør vi? Vi  følger vi den naturlige planleggingsprosessen når vi skal planlegge. Du kan tenke deg når du har ei planleggingsgruppe på 10 personer. Ubevisst sitter vi å kaster bort mye energi og evne til fokus.

Her er den naturlige planleggingsprosessen. Det er 5 faser som vår hjerne følger i en planleggingsprosess.

1. Definere hensikt og prinsipper
2. Se for deg det du ønsker å oppnå
3. Brainstorming
4. Ordne
5. Fastlegge neste tiltak

Definere hensikt og prinsipper

Vårt sinn starter med hovedspørsmålet som er hvorfor gjør vi dette? Hvorfor skal vi forbedre vår planleggingsprosess? Det neste spørsmålet som kommer opp er hvilke prinsipper ligger til grunn for denne gjennomføringen? En enklere beskrivelse er hvilken standard vi legger til grunn.

Se for deg det du ønsker å oppnå

Sinnet ser for seg eller skaper en forventning hvordan dette vil se ut, høres ut eller kjennes ut når produktet av planleggingsprosessen er ferdig. Hva er målet?

Brainstorming

Vår hjerne begynner med å produsere ideer og handlingspunkter for hvordan dette kan løses. En spennende observasjon er å se at vårt sinn ikke tenker lineært i en slik brainstormingsfase. Med lineært tenker jeg på at ideene som kommer ikke er plassert i en tidslinje. Det kan komme opp en ide som tilhører slutten av ditt prosjekt, etterfulgt av en ide som tilhører tidlig i prosjektgjennomføringen.

Ordne

Nå har vi en rekke stikkord, handlingspunkter og avgjørelse som ordnes. Sinnet setter nå resultatene fra brainstormingsfasen i en logisk rekkefølge ut fra kunnskap og erfaring.

Fastlegge neste tiltak

Til siste bestemmer hjerne eller sinnet seg for hva det neste tiltaket skal være.

Hva kan vi benytte denne kunnskapen til? Ved å være bevisst på denne prosessen og tilpasse vår planlegging, vil vi kunne oppnå mer med mindre.

Et av arbeidsprinsippene som har vært anbefalt av kapasiteter innen personlig effektivitet er å bli hensiktsdrevet (purpose driven). Dette vil si å alltid begynne din planlegging med en skriftlig hensikt. Vi arbeider inn en vane der vi har svaret på hvorfor gjør vi det vi gjør. Hvorfor skal vi ha dette møtet? Hvorfor inviterer du venner på middag?

Den andre umiddelbare tilpassningen vi kan gjøre er å følge denne prosessen i planleggingsarbeid med kollegaer. Skriv ned hva hensikt er med det din planlegging. Skriv ned målet og hvilken standard som skal ligge til grunn for det endelige resultatet. Når dette er gjort, gjennomfør et effektiv brainstormingsmøte.

Til sist setter dere opp neste steg for alle involverte og tar steg for steg mot måloppnåelse og suksess.

Lykke til!