Før jeg ble bevisst denne naturlige planleggingsprosessen startet jeg min planlegging på følgende måte. Vi formulerte en muntlig problemstilling. Dette kunne være å forbedre en arbeidsprosess. Neste steg var å begynne rett på hvilke tiltak vi ønsket å gjennomføre og vi skrev disse ned i den rekkefølgen de skulle gjennomføres.  Når dette var på plass så startet vi gjennomføringen.

En planleggingsprosess som gjennomføres som i mitt eksempel skaper en den ubevisste spørsmål. Hva fører dette til? Disse ubevisste spørsmålene ligger å trekker energi og reduserer din evne til å fokusere på gjennomføringen. Det ubevisste leter etter svar som er en del av den naturlig planleggingsprosessen som vår hjerne følger…hva gjør vi? Vi  følger vi den naturlige planleggingsprosessen når vi skal planlegge. Du kan tenke deg når du har ei planleggingsgruppe på 10 personer. Ubevisst sitter vi å kaster bort mye energi og evne til fokus.

Her er den naturlige planleggingsprosessen. Det er 5 faser som vår hjerne følger i en planleggingsprosess.

1. Definere hensikt og prinsipper
2. Se for deg det du ønsker å oppnå
3. Brainstorming
4. Ordne
5. Fastlegge neste tiltak

Definere hensikt og prinsipper

Vårt sinn starter med hovedspørsmålet som er hvorfor gjør vi dette? Hvorfor skal vi forbedre vår planleggingsprosess? Det neste spørsmålet som kommer opp er hvilke prinsipper ligger til grunn for denne gjennomføringen? En enklere beskrivelse er hvilken standard vi legger til grunn.

Se for deg det du ønsker å oppnå

Sinnet ser for seg eller skaper en forventning hvordan dette vil se ut, høres ut eller kjennes ut når produktet av planleggingsprosessen er ferdig. Hva er målet?

Brainstorming

Vår hjerne begynner med å produsere ideer og handlingspunkter for hvordan dette kan løses. En spennende observasjon er å se at vårt sinn ikke tenker lineært i en slik brainstormingsfase. Med lineært tenker jeg på at ideene som kommer ikke er plassert i en tidslinje. Det kan komme opp en ide som tilhører slutten av ditt prosjekt, etterfulgt av en ide som tilhører tidlig i prosjektgjennomføringen.

Ordne

Nå har vi en rekke stikkord, handlingspunkter og avgjørelse som ordnes. Sinnet setter nå resultatene fra brainstormingsfasen i en logisk rekkefølge ut fra kunnskap og erfaring.

Fastlegge neste tiltak

Til siste bestemmer hjerne eller sinnet seg for hva det neste tiltaket skal være.

Hva kan vi benytte denne kunnskapen til? Ved å være bevisst på denne prosessen og tilpasse vår planlegging, vil vi kunne oppnå mer med mindre.

Et av arbeidsprinsippene som har vært anbefalt av kapasiteter innen personlig effektivitet er å bli hensiktsdrevet (purpose driven). Dette vil si å alltid begynne din planlegging med en skriftlig hensikt. Vi arbeider inn en vane der vi har svaret på hvorfor gjør vi det vi gjør. Hvorfor skal vi ha dette møtet? Hvorfor inviterer du venner på middag?

Den andre umiddelbare tilpassningen vi kan gjøre er å følge denne prosessen i planleggingsarbeid med kollegaer. Skriv ned hva hensikt er med det din planlegging. Skriv ned målet og hvilken standard som skal ligge til grunn for det endelige resultatet. Når dette er gjort, gjennomfør et effektiv brainstormingsmøte.

Til sist setter dere opp neste steg for alle involverte og tar steg for steg mot måloppnåelse og suksess.

Lykke til!

Dette er en rask og effektiv metode for å få frem de beste ideene. Jeg har satt metodikken opp steg for steg slik at den er enkel og følge.

Før vi starter på Brainstormingen er det noen viktige forutsetninger vi må ha på plass.

1. En skriftlig problemstilling eller hensikt med hva vi ønsker å få ut av brainstormingen. Her er det også viktig å klargjøre hvilke prinsipper du legger til grunn for ditt prosjekt. Er viktig spørsmål for å få synliggjort dine prinsipper er. Vi kan gjøre dette på alle mulig måter bare vi ………… (du fyller inn resten). Da har du et av prisnippene du legger til grunn for prosjektet.

Hvis det er opp til deg hva problemstillingen skal være er det klokt å gjøre denne øvelsen før du møter gruppen som skal brainstorme.

Vi er nå klar for å sette i gang. Når du møter gruppen er dette stegene jeg har satt opp for gjennomføring av brainstormingsdelen.

Steg 1: Skrive ned problemstillingen. Alle har skrevet denne på toppen av arket sitt.

Steg 2: Sett klokken på nedtelling 3 minutter. Når du starter klokken setter du på litt instrumental musikk. Alle skriver ned sine ideer.

Steg 3: Nå skal alle ideene samles inn. Velg en skriver og står fremme og skriver opp ei liste over alle punktene som er kommet på papiret. Skriv litt inn på papirer, gi litt marg for den videre prosessen. Her er en flippover eller ei tavle gode verktøy.

I denne fasen skal vi kun få ideene ned på papir. Vi starter med en person som lister opp alle punktene som han/hun har kommet på.

Skriveren noterer ned de ideene som kommer opp på flippoveren. For å forenkle fremdriften kan medlemmene av gruppa krysse av ideene sine etter hvert som de blir brukt opp. Da vi det bli enkle å dele de ideene som kommer opp som ikke er nevnt.

Når alle har kommet med sine ideer har vi 1,2 eller 3 store fullskrevne ark med stikkord på.

Steg 4: Sett opp alle arkene med stikkord ved siden av hverandre. Tape disse på veggen, bruk ei tavle eller annet tilgjengelig utstyr.

Steg 5: Du gir nå alle deltagerne tre poengsummer som de kan jobbe med. En poengsum er 3 poeng som de gir den det punktet de prioriterer høyest. En poengsum er 2 poeng som de gir den nest viktigste og 1 poeng som de gir det tredje viktigste punktet.

Gjennom poenggivingen vil du se trender. Alle får komme med sin stemme og prioritet og dette skaper en viktig samhørighet og enighet og hvilke tiltak som bør iverksettes. Det siste punktet er viktig og forenkler gjennomføringen betydelig.

Det utføres mye på 15 – 20 minutter med denne arbeidsmetoden.

Steg 6: Velg en som krysser av for poengene. Gå rundt bordet og alle kommer med sine poenger. Sett en strek for hvert poeng og sett disse foran stikkordet.

Steg 7: Summer scorene per stikkord og skriv summen bak stikkordet/ideen.

Steg 8: Dere sitter nå igjen med ideer som vi kan arbeide videre med og diskutere.

Definisjonen på en Mastermindgruppe er :

Koordinering av kunnskap og innsats, med utgangspunkt i harmoni, mellom to eller flere personer som jobber sammen mot en definert hensikt.

En slik gruppe trenger ikke bestå av mennesker som jobber i firmaet ditt. Dette kan være personer med forskjellige kompetansestyrker som du inviterer til en slik gruppe.

En av de mest betydingsfulle fordelene med Mastermind er at du kan ta del i de sterke sidene til gruppen… Dette kan være erfaringene, kunnskapen eller nettverket til de andre medlemmene.

Du kan komme deg gjennom de største og mest hårete hindrene ved hjelp av en god Mastermindgruppe.

Napoelon Hill studerte en rekke kapasiteter i det amerikanske nærningslivet. Disse kapasitetene bestod av 500 av de mest suksessrike i USA. I sitt studie dokumenterte han at disse suksessrike menneskene omga seg med og benyttet Mastermind-grupper. Dette er et grunnleggende suksessprinsipp og alle store sinn har blitt styrket gjennom samarbeid med andre. Dette organiseres ofte gjennom en Mastermind-allianse.

Hvis vi ser på mastermind prinsippet i et historisk perspektiv, så ble det ikke funnet opp i USA på tidlig 1900 -tallet. De fleste kjenner til King Arthur og ridderne rundt det runde bord?…som er et typisk eksempel på mastermind…De store tenkerne fra grekerland…Aristoteles, Socrates og plato? Det finnes en rekke eksempler der mastermind er benyttet med stort hell.

Hva er det første du skal tenke på hvis du skal ta i bruk dette prinsippet?
Det er forskjellige typer mastermind-allianser. Den enkleste å komme igang med er et engangsmøte organisert som en mastermind-allianse. Dette er ofte benyttet f.eks ved kjøp av ny forretningseiendom. Du inviterer en gruppe med kapasiteter der du er tilrettelegger og stiller spørsmål.

Jeg anbefaler at du organiserer møtet slik at du får med deg alt som kommer opp av ideer og løsninger.

Her kommer noen siste overordnede praktiske råd for bruk av denne teknikken:
Det er viktig å være klar på hva du ønsker å oppnå, og det er 4 viktige steg som du kan ta… for å legge til rette for en god mastermind

1. Skrive ned din hensikt med mastermind-alliansen.
2. Velg medlemmer for din allianse ut fra kunnskap og ikke kjennskap.
3. Ta en besluting for hva din betaling… eller hva du ønsker å gi tilbake til din alliansen.
4. Bestemme tid og sted for møtet.

De ideer som dukker opp av denne mastermindingen jobber du deg gjennom i etterkant, og setter opp handlingsplan for de beste ideene…

Mvh Coach Ogi